Que sont les silos de données ? Comment interconnecter les données et augmenter l’efficacité

La technologie moderne permet aux entreprises de collecter et d’exploiter plus de données utiles que jamais. Ils peuvent utiliser les données clients pour savoir quels produits sont populaires et quelles campagnes publicitaires sont les plus efficaces.

Les silos de données entravent cela. Les silos se produisent lorsque les données stockées dans certains départements ne sont pas facilement ou entièrement accessibles par d’autres dans une organisation. Lorsque vos données sont hébergées dans un silo, seul un petit groupe de personnes, généralement un seul service, peut y accéder. Si votre équipe informatique dispose d’un silo de données, les RH ou les ventes ne peuvent pas y accéder. La grande majorité des entreprises en subissent les effets négatifs.

Les silos de données isolent les données et interrompent les opérations commerciales quotidiennes, en particulier si une entreprise essaie de se coordonner entre les services. Au fur et à mesure que votre entreprise grandit, il deviendra évident que vous aurez peut-être besoin d’outils de traitement et de distribution de données volumineuses pour éviter ces inefficacités.

Pourquoi existe-t-il des silos de données ?

Généralement, les silos de données ne sont pas le résultat d’une prise de décision consciente. Ils surviennent au fil du temps, devenant un problème qui s’est accidentellement intégré au cadre d’une entreprise. Cela se produit de plusieurs manières.

1. Structure de l’entreprise

Certaines entreprises sont structurées d’une manière qui n’encourage pas les départements à travailler ensemble. Ce n’est généralement pas fait exprès. C’est un oubli ou le résultat d’un problème trop long ou coûteux à résoudre.

Peut-être que votre équipe marketing travaille dans un bureau totalement différent de celui de vos représentants du service client. Ou vos équipes utilisent des outils de communication disparates, il est donc difficile d’entrer rapidement en contact avec quelqu’un d’une autre équipe.

Il est courant que des silos de données apparaissent à mesure que les entreprises se développent. Disons que vous commencez comme une petite entreprise. Le temps passe et différents départements se forment au sein de votre entreprise. Ces équipes collectent chacune des données à partir de leurs propres sources et les stockent dans des silos pour plus de commodité. Au fil du temps, ces silos deviennent des référentiels de données auxquels tout le monde ne peut pas accéder. Cela se produit dans environ deux entreprises sur trois.

à quel point les silos de données sont-ils courants pour les entreprises ?

Source: dnb.co.uk

Une fois ces silos en place, il devient difficile pour les départements d’obtenir rapidement et sans tracas des informations importantes d’autres départements. Cela aggrave encore l’isolement des départements et rend plus difficile la suppression de ces barrières.

2. Culture d’entreprise

La culture d’entreprise est perpétuée par les personnes qui en font partie. Si la culture de votre entreprise favorise l’individualisme plutôt qu’une mentalité de groupe, vous êtes plus susceptible de rencontrer des silos de données. Cela est particulièrement vrai si les ministères sont censés se faire concurrence au lieu de travailler ensemble.

Si vos services considèrent les données comme une ressource qui peut leur donner un avantage sur la concurrence, il est peu probable qu’ils veuillent les libérer de leurs silos. C’est un sérieux problème de culture d’entreprise. Les groupes contraints de cacher des données pour rester à flot ne voudront pas briser ces barrières et partager des informations à l’avenir.

Une entreprise devrait idéalement fonctionner comme une seule unité avec un objectif commun afin que la concurrence intra-entreprise se transforme en un jeu amusant, et non en une stratégie de survie.

3. Technologie non intégrée

Chaque entreprise utilise sa propre technologie, mais dans certaines entreprises, chaque département dispose d’outils technologiques différents. Les agents du service client peuvent utiliser une plate-forme pour communiquer avec les clients, tandis que les vendeurs utilisent une autre solution pour générer des revenus.

Moins la technologie de votre entreprise est intégrée, plus les silos de données s’aggravent. Les solutions intégrées qui facilitent le partage des données au sein de l’entreprise sont la réponse.

Vous pouvez éviter cette situation si les équipes utilisent la même technologie dans la mesure du possible. Bien sûr, toutes les solutions technologiques ne conviennent pas à tout le monde. Votre service marketing aura besoin d’un logiciel qui l’aide à élaborer des campagnes publicitaires, ce qui ne sera pas aussi utile à quelqu’un qui travaille dans l’informatique.

Cela ne signifie pas que la technologie marketing doit être complètement inaccessible et ne doit pas être intégrée à une plate-forme centrale. Les intégrations cloud peuvent aider à cela.

4. Croissance organisationnelle

La croissance des entreprises est une bonne chose avec certains inconvénients. Développer de nouveaux postes signifie introduire de nouvelles façons de gérer les données, ce qui peut créer des silos de données à long terme.

Cela est particulièrement problématique lorsqu’une organisation se développe trop rapidement pour ses cadres. Une solution qui fonctionne parfaitement pour une entreprise de moins de 20 employés pourrait ne pas être en mesure de s’adapter aux besoins de 50 personnes du jour au lendemain.

Lorsque cette croissance rapide se produira, certains employés saisiront le besoin d’une nouvelle solution et commenceront peut-être à adopter leurs stratégies sans communiquer leurs méthodes.

Pensez aux projets de groupe où les membres ont des idées distinctes et incompatibles sur la façon dont le projet devrait se dérouler. Il est facile pour ces groupes de se diviser lorsque les personnes qui ont des idées fortes ne bougent pas.

Les silos de données se forment tout aussi facilement. Bien sûr, toute croissance ne conduit pas directement à des silos, et vous pouvez prendre des mesures pour éviter leur existence. La principale chose à garder à l’esprit est que vous devez présenter de solides raisons pour lesquelles vos données sont traitées de cette façon. Si les nouvelles recrues peuvent immédiatement signaler des failles dans vos stratégies de traitement des données, il est temps de réfléchir à une solution différente.

Quatre problèmes courants causés par les silos de données

Les silos de données peuvent apparaître rapidement et souvent sans que personne n’influence directement leur création. Est-ce nécessairement une mauvaise chose, cependant?

Les problèmes suivants le suggèrent. Si ces problèmes ressemblent à des choses que vous voudriez éviter dans votre entreprise, cela indique clairement que les silos de données ne sont pas propices à de bonnes pratiques commerciales.

1. Diminution de la productivité

Les trois principaux détracteurs de la productivité ci-dessous sont responsables de près de 2 milliards de dollars de pertes annuelles.

pertes annuelles des silos de donnéesSource: Financesenligne.com

Les silos de données contribuent à cette perte, ce qui en fait un problème car ils font perdre du temps. Ils conservent des informations précieuses sous clé et n’accordent l’accès qu’à quelques employés. Toute personne n’ayant pas accès aux données doit en faire la demande au lieu de pouvoir les utiliser à sa convenance.

C’est particulièrement frustrant lorsque les employés travaillent dans des fuseaux horaires différents. Si vos employés demandent des données au milieu de leur journée de travail, mais que la personne qui pourrait leur donner accès est endormie, tout le monde perd du temps et perd de la productivité.

Essayer de localiser des éléments de données particuliers alors qu’ils pourraient se trouver dans un certain nombre de silos déconnectés présente également un gros problème. Les employés doivent alors perdre du temps à demander l’accès à plusieurs emplacements verrouillés alors qu’ils devraient pouvoir vérifier rapidement une solution centralisée.

2. Augmentation des coûts

Imaginez que vous essayez de transporter une équipe de personnes, mais que chacun souhaite utiliser un moyen différent. Au lieu d’acheter un billet de train de groupe, vous devez désormais payer les trains, les taxis, les véhicules personnels et les vélos.

Les silos de données sont un peu comme ça. Comme ils surviennent souvent grâce à des technologies non connectées, il incombe à l’entreprise d’acheter des licences et des abonnements pour chaque outil technologique. Ces coûts augmentent avec le temps, en particulier lorsque votre entreprise est en train de se développer et de se développer.

Contrairement aux entrepôts de données, qui rassemblent toutes sortes de données en un seul endroit, les silos sont gourmands en ressources. Ils rongent les fonds petit à petit et, lorsqu’ils ne sont pas contrôlés, ils se reproduisent régulièrement. Parfois, vous ne saurez même pas combien de silos saignent votre entreprise à sec.

3. Ralentissement de la croissance des entreprises

Les silos de données compliquent la collecte rapide d’informations. En plus d’entraver la productivité, isoler les informations rend presque impossible la prise de décisions rapides basées sur des données.

Ce n’est pas idéal lorsque l’on essaie de se développer rapidement dans une industrie en évolution rapide. Au moment où vous disposez de toutes les données de chaque silo, le moment de ce choix critique peut être passé en raison du temps de chargement trop long de la transformation d’extrait.

Il est important de se rappeler que la croissance est au premier plan des préoccupations des entreprises modernes. En d’autres termes, les silos vous ralentissent.

la croissance est une priorité pour les PDGSource: Superoffice.com

4. Données de mauvaise qualité

Les décisions fondées sur des données ne sont possibles que si les informations en question sont fiables et de haute qualité. Malheureusement, lorsque les données sont isolées dans un silo, elles peuvent perdre de leur pertinence et finir par devenir inutilisables.

Ce problème s’aggrave lorsque les utilisateurs ne savent pas que la qualité des données a chuté en raison du temps passé dans le silo. Par exemple, si votre équipe marketing utilise les informations de l’équipe commerciale, elle risque de perdre du temps et des ressources à créer des campagnes mal ciblées basées sur d’anciennes données de vente.

Comment éviter les silos de données

Il devrait maintenant être clair que les silos de données ne vous aideront pas, vous ou votre entreprise, il est donc temps de réfléchir à la façon de vous en éloigner complètement.

1. Résoudre les problèmes liés à la culture de votre entreprise

La culture ne germe pas du jour au lendemain. Il a besoin de temps pour se développer, et cette croissance doit être entretenue pour devenir saine plutôt qu’invasive. Si vous voyez votre entreprise créer des silos de données, vous devez changer de direction.

Transformez votre culture à partir de zéro. En encourageant la communication ouverte et le travail d’équipe interdépartemental, vous compliquerez l’enracinement de l’isolationnisme qui conduit aux silos de données. Il faut aller au fond du problème pour le résoudre.

Informez les employés de votre nouvelle philosophie et faites-le d’une manière qui inclut les employés existants et les nouvelles recrues. Si vous négligez certains groupes, ils seront obligés de créer des silos et vos efforts seront contre-productifs.

Éduquez les employés de différentes manières pour attirer chacun d’eux. Par exemple, vous pouvez proposer des cours interactifs ainsi que des séminaires en ligne afin d’inclure des personnes ayant des styles d’apprentissage différents.

C’est aussi une bonne idée de développer des projets intégrant plus d’un groupe d’employés pour favoriser le travail d’équipe interdépartemental. Cela met vos idéaux en pratique, garantissant que le personnel a la chance de ressentir les effets du travail dans un environnement coopératif.

2. Stockez toutes vos données au même endroit

Les silos représentent les données de l’entreprise stockées à divers endroits en fonction du groupe qui y accède le plus. En d’autres termes, les silos de données surviennent lorsque les informations sont conservées à plusieurs endroits qui n’interagissent pas.

Un moyen simple et efficace de lutter contre cela consiste à choisir une seule solution d’entreprise qui conserve vos données au même endroit. Tous vos employés doivent pouvoir y accéder chaque fois que nécessaire sans avoir à se précipiter pour l’obtenir.

Si vos employés ne peuvent pas obtenir les informations dont ils ont besoin en utilisant vos méthodes, ils trouveront des espaces temporaires pour les stocker. Ces espaces temporaires deviendront rapidement permanents s’ils sont plus pratiques que votre solution. Votre système de données à l’échelle de l’entreprise doit être facile à utiliser et hautement accessible afin que personne ne soit tenté de rechercher des alternatives qui pourraient éventuellement se transformer en silos.

Écoutez les besoins de vos employés lorsque vous choisissez une stratégie. Ils ont probablement de bonnes idées de fonctionnalités qui les aideront à travailler de manière plus productive ou une liste d’exigences qui éviteront les silos. Prêter attention à leurs besoins est un excellent moyen de les empêcher de chercher des réponses en dehors de la solution que vous avez choisie.

3. Développer la gouvernance des données

Utilisez les directives de l’entreprise pour décourager la création de silos de données. Avec des politiques de gouvernance des données claires, vous montrez à vos équipes comment vous attendez que les données soient traitées. De cette façon, chaque employé sait comment organiser correctement ses données, et personne ne créera accidentellement un silo sans s’en rendre compte.

Une rapide analogie montre à quel point ces politiques sont importantes. Supposons que vous recherchiez un concepteur de sites Web professionnel. Vous pouvez simplement leur dire : « S’il vous plaît, concevez un site Web pour moi » et en rester là, mais le résultat pourrait ne pas répondre du tout à vos besoins.

Au lieu de cela, il serait préférable de rédiger une proposition de services professionnels avec des directives claires détaillant ce dont vous avez besoin et ce que vous fournirez en retour. Cela garantit que les deux parties quittent l’interaction en se sentant satisfaites et claires sur ce qu’on attend d’elles.

De la même manière, lorsque vous dites aux employés comment vous souhaitez que les données de votre entreprise soient traitées, ils sauront quoi faire pour éviter les silos de données.

Casser les silos

Les silos de données sont une mauvaise idée, et les éviter est la meilleure approche pour votre entreprise. Ils vous ralentissent, inhibent la productivité et créent une culture d’entreprise axée sur les individus plutôt que sur le groupe. Tous ces facteurs vous freinent, vous et votre entreprise.

Heureusement, les silos de données ne sont pas un problème avec lequel vous devez apprendre à vivre. En suivant ces meilleures pratiques, vous pouvez les éviter et supprimer celles qui existent déjà. La clé est de favoriser une culture qui appelle à une collaboration à l’échelle de l’entreprise afin que votre entreprise puisse prospérer.

La gestion rapide de la base de données est un autre meilleur moyen d’éviter les silos de données. Apprenez tout sur la gestion de bases de données et les différents systèmes impliqués dans le processus.