Mon expérience de création d’une association à but non lucratif

Ce sont les ressources et les outils que j’ai utilisés pour lancer et développer mon organisation à but non lucratif, Second Wind Bicycles, au cours des deux dernières années.

En 2021, pendant la pandémie, le marché des vélos d’occasion était vivant alors que les gens recherchaient des activités de plein air pour échapper à la fièvre des cabines. Cela a eu un impact sur des organisations telles que Milford Advocacy for the Homeless.

Après avoir entendu parler de leur lutte pour localiser les vélos, j’ai commencé ma propre chasse. Plus j’avais de succès, plus ça me rendait difficile. J’ai contacté d’autres refuges et organisations pour sans-abri et j’ai constaté qu’il s’agissait d’un besoin commun non satisfait. Mon organisation à but non lucratif, Second Wind Bicycles, est née.

Avec un flux constant de vélos qui affluent, il était temps de définir notre mission et d’officialiser les choses. Notre mission est de localiser les vélos usagés, de les réparer et de les fournir gratuitement aux personnes dans le besoin, y compris les sans-abri, les réfugiés, les personnes âgées, les personnes à risque, les adolescents et les enfants.

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Des centaines de vélos assis à l'extérieur attendent une personne qui en a besoin.

Avec ma mission en main, j’ai tourné mon attention vers la création d’une organisation à but non lucratif. Ce voyage m’a appris de nombreuses leçons précieuses. J’avais beaucoup de questions et peu de réponses. En parlant avec d’autres, j’ai découvert qu’ils avaient des expériences similaires. Voici quelques-unes des questions les plus courantes et ce que j’ai appris.

Les premières étapes pour démarrer une organisation à but non lucratif

Commencez par le nom et le logo de votre organisation. Chaque organisation a besoin d’un nom et d’un logo convaincants. Si vous avez besoin d’aide pour développer un logo, je vous recommande fortement d’utiliser Logo.com. Répondez à quelques questions et ils vous fourniront gratuitement des idées de logo. N’oubliez pas de vérifier que votre nom à but non lucratif n’est pas déjà pris en cherchant dans la base de données à but non lucratif de l’IRS.

Après avoir eu ces deux éléments, j’ai utilisé AWeber pour acheter le domaine SecondWindBicycles.org et utilisé le constructeur de pages de destination d’AWeber pour publier le site Web.

Ensuite, je me suis inscrit à Google Workspace pour 6 $ par mois (et c’était finalement gratuit – voir plus bas). Google Workspace m’a fourni une adresse e-mail dédiée sur mon domaine (par exemple, zac@secondwindbicycles.org). Avec Google Workspace, vous obtenez également Agenda, Docs, Sheets, Drive, Voice et quelques autres applications utiles.

Google Voice, en particulier, est bon à avoir. Il vous donne un numéro de téléphone pour votre entreprise. Avoir un site Web dédié, une adresse e-mail et un numéro de téléphone est essentiel compte tenu de tous les documents nécessaires à la création d’une organisation à but non lucratif. De plus, ils font preuve d’un niveau de professionnalisme essentiel pour obtenir des donneurs.

ALERTE : Il ne s’agit pas d’un avis juridique officiel.

La mise en place de votre organisation à but non lucratif aux yeux de la loi peut être la partie la plus intimidante du démarrage. Mais je l’ai fait et je suis ici pour vous dire ce dont vous aurez besoin et comment le faire.

La première étape est dépôt en tant que société dans votre état local. La paperasse pour compléter cette étape se trouve généralement sur le site Web de votre état. Un moyen rapide de commencer est de Google “enregistrer à but non lucratif dans [YOUR STATE]”. Une fois que vous vous êtes inscrit et que vous avez reçu votre document de statuts constitutifs de votre état, vous pouvez demander au gouvernement fédéral le statut d’organisation à but non lucratif.

Le site Web de l’IRS fournit des formulaires et des didacticiels pour vous aider à tout soumettre. Avant de remplir ces formulaires, assurez-vous d’obtenir un EIN fédéral, de déterminer votre type d’exonération fiscale et de formaliser qui fera partie de votre conseil d’administration. Tout cela est nécessaire pour remplir les papiers.

Outre les frais associés à chaque dépôt, vous pouvez faire tout cela par vous-même et gratuitement. Ou vous pouvez choisir d’utiliser un service payant comme LegalZoom qui fait la plupart du travail pour vous.

Après de longues délibérations, j’ai décidé d’utiliser LegalZoom pour cette partie de mon voyage. Veuillez noter que le traitement de votre statut d’association prend du temps. L’IRS fournit une estimation de temps de 3 à 6 mois.

Assurez-vous également de vérifier si votre état a des exigences supplémentaires pour les organisations à but non lucratif. Par exemple, je vis en Pennsylvanie et ils exigent que les organisations à but non lucratif s’inscrivent auprès de leur Bureau des sociétés et des organisations caritatives géré par l’État. Être enregistré était également une condition requise pour demander plusieurs subventions dans l’État.

Comment recevoir et traiter les dons en argent

La meilleure façon d’obtenir beaucoup de dons est de rendre le don aussi facile que possible. Second Wind Bicycles a une variété de façons de collecter des dons monétaires. Tout d’abord, j’ai créé une page de don à l’aide du générateur de page de destination d’AWeber. Cette page comprend une option intégrée pour faire un don sur place via Stripe et un bouton pour PayPal. J’ai également ajouté un code QR à la page pour faciliter les dons mobiles rapides. J’ai mis en place Venmo pour élargir les options disponibles pour mes donateurs.

Page de destination des dons de Second Wind Bicycles, construite en AWeber.

La collecte de fonds est un autre excellent moyen de collecter des fonds. Je me suis inscrit auprès d’Amazon Smile, qui reverse une petite partie de chaque achat effectué sur Amazon à votre association caritative. Des plateformes telles que Facebook et Go Fund Me sont des endroits merveilleux que j’utilisais pour mettre en place des campagnes de financement que je pouvais partager avec mon public. J’ai également créé une liste de souhaits Amazon de pièces de vélo couramment utilisées que les gens peuvent acheter directement.

Lors de l’enregistrement de votre organisme de bienfaisance auprès d’Amazon Smile et d’Amazon Wishlist, Amazon utilise un service appelé GuideStar pour répertorier les organismes de bienfaisance éligibles. Vous devez d’abord vous inscrire auprès de GuideStar, ce qui peut prendre plusieurs semaines. Les collectes de fonds Facebook prennent également plusieurs semaines pour recevoir l’approbation, alors planifiez à l’avance.

Préparez un modèle de lettre de remerciement lorsque vous recevez des dons physiques ou monétaires. Certaines organisations ont besoin d’une lettre ou d’un reçu dans le cadre de leur documentation.

Comment budgétiser l’argent de votre organisation à but non lucratif

Il s’agit d’être conscient des coûts. En tant qu’organisation à but non lucratif, il existe différentes façons d’économiser de l’argent. En ce qui concerne les logiciels, de nombreuses entreprises proposent des tarifs réduits aux organisations à but non lucratif. Si vous n’êtes pas sûr, recherchez simplement le nom de l’entreprise sur Google et ajoutez les mots « nonprofit pricing » à votre recherche.

Par exemple, AWeber offre aux organisations à but non lucratif trois mois gratuits de Pro, puis 25 % de réduction par la suite. Google a un programme appelé Google for Nonprofits qui fournit gratuitement plusieurs de ses outils tels que Google Workspace (Gmail, Sheets, Docs, Slides, Drive) et Google Ads. Pour vous inscrire à Google for Nonprofits, vous devez disposer d’un compte Tech Soup dont l’approbation peut prendre plusieurs jours.

N’oubliez pas de regarder d’autres façons d’économiser de l’argent ainsi. Stripe, PayPal et Venmo offrent tous des frais de traitement inférieurs aux organisations à but non lucratif. En ce qui concerne les frais, chaque dollar économisé est utile. La Pennsylvanie facture une taxe de vente de 6 % sur la plupart des achats, mais offre également une exonération de la taxe de vente aux entreprises éligibles. J’ai rempli les documents nécessaires et j’ai été approuvé. Cela me permet d’économiser de l’argent chaque fois que je passe une commande pour plus de pièces de vélo.

Pour respecter mon budget et tout en ordre, j’organise toutes les transactions financières dans QuickBooks. Très tôt, j’ai tout enregistré dans un tableur jusqu’à ce qu’il devienne clair qu’il était temps de trouver une meilleure solution. QuickBooks n’est pas la solution la moins chère, mais tout s’y intègre. La connexion du compte bancaire professionnel et de la carte de crédit était un jeu d’enfant. Ces intégrations transfèrent chaque transaction que vous avez dans QuickBooks. C’est un gain de temps important et réduit les erreurs manuelles.

Une rangée de vélos prêts à être ramassés.

Comment gérer les opérations commerciales quotidiennes

J’utilise Google Workspace pour toutes mes activités professionnelles quotidiennes. Il comprend Gmail, Calendar, Docs, Sheets, Drive et quelques autres outils. Ceux-ci sont cruciaux pour mes tâches quotidiennes telles que la gestion des stocks, la documentation des réparations, les dons de vélos, les livraisons de vélos et bien plus encore.

Je compte sur AWeber pour héberger mon site Web et accepter les dons, ce qui est un moyen important pour moi d’interagir avec les gens car je n’ai pas de vitrine. QuickBooks a également été un élément essentiel de ma comptabilité et son ensemble robuste de rapports prédéfinis facilite la préparation des réunions du conseil d’administration. J’utilise Vistaprint comme source rapide et pratique de cartes de visite, enseignes, bannières, chemises, décalcomanies, etc.

Vous aurez besoin d’une assurance pour votre organisation à but non lucratif. Il existe au moins deux types d’assurance que vous devriez envisager : l’assurance responsabilité civile générale et l’assurance responsabilité civile des administrateurs et dirigeants. Prenez le temps de les rechercher tous les deux et de parler à un agent d’assurance spécialisé dans l’assurance des petites entreprises.

Comment gérer votre propre temps lorsque vous dirigez une organisation à but non lucratif

J’essaie de maintenir une répartition 70/30 entre le travail tactique et stratégique, respectivement. Le travail tactique comprend la réparation des vélos, la commande de pièces, la communication avec les partenaires et l’organisation des ramassages et des livraisons. Le volet stratégique se concentre sur l’optimisation, la planification, les subventions, l’expansion, la projection, les partenariats, etc.

Conseil de pro : La création et la gestion d’une organisation à but non lucratif s’accompagnent d’une bonne part de formulaires et de paperasse. Les garder à portée de main et sous forme numérique PDF vous fera gagner beaucoup de temps.

Les documents communs incluent :

  • Lettre de numéro d’identification d’employeur (de l’IRS)
  • Lettre de détermination (de l’IRS notant votre statut à but non lucratif)
  • Statuts constitutifs (de votre état indiquant votre entité commerciale légale)
  • Certificat d’organisation caritative (spécifique aux organisations caritatives de Pennsylvanie uniquement)
  • Lettre d’exonération de la taxe de vente (spécifique à la Pennsylvanie uniquement)

Comment communiquer avec votre public

Pour Second Wind Bicycles, notre public est composé de trois groupes de personnes distincts : ceux qui ont besoin d’un vélo, ceux qui font don d’un vélo et ceux qui font des dons en argent.

Les principaux moyens par lesquels les gens ont découvert Second Wind Bicycles sont la recherche Google, la signalisation locale et le bouche à oreille. Les gens trouvent notre site Web sur la recherche Google et j’exécute Google Ads (qui sont gratuits via le programme à but non lucratif de Google). Pour vous classer dans les recherches pertinentes, vous devez faire un peu de référencement : identifiez les mots clés qui ciblent des sujets pertinents pour votre organisation à but non lucratif. Dans mon cas, c’est « don de vélos », « sans-abri, réfugiés », « vélos usagés », etc.

Je n’ai pas encore créé de liste de diffusion, mais lorsque je serai prêt, je n’aurai pas besoin d’acheter d’outils supplémentaires car AWeber m’a couvert.

En ce qui concerne les médias sociaux, je ne crois pas qu’il existe une stratégie unique qui puisse fonctionner pour tout le monde. Vous n’avez pas besoin d’être sur toutes les plateformes, mais il est logique d’avoir un certain type de présence. Pensez aux réseaux sociaux que votre public préfère. Commencer petit. Vous pouvez toujours vous développer sur d’autres plates-formes si nécessaire. J’ai choisi de créer une page Facebook et un profil LinkedIn où je publie des mises à jour sur les dons récents et les livraisons de vélos.

Comment développer votre association

Superviser une organisation à but non lucratif est un équilibre entre les besoins immédiats et le désir de grandir et de se développer. Être capable de se concentrer sur la croissance commence par avoir un conseil d’administration solide avec des opinions équilibrées, des membres contributeurs et des commentaires constructifs. La croissance n’est pas une ligne droite. Entourez-vous de gens d’affaires, de dirigeants et de mentors locaux.

Gardez les yeux ouverts pour les opportunités potentielles. Parle à des gens. Demandez-leur leur avis. Recevez des idées avec un esprit ouvert. J’ai eu de merveilleuses idées à partir de conversations directes et indirectes. Ces conversations gardent vos préoccupations les plus urgentes au premier plan de votre esprit, ce qui maintient votre esprit flexible pour les opportunités potentielles. Une bonne règle de base est de traiter chaque personne que vous rencontrez en espérant qu’elle soit la pièce manquante pour vous faire passer au niveau supérieur.

Anticiper

L’avenir s’annonce radieux pour Second Wind Bicycles. Nous continuons d’établir de nouveaux liens avec notre communauté et des organismes de bienfaisance. Nous avons une passion pour le partenariat avec les gens pour faire une différence dans notre communauté. Avoir la possibilité de servir les autres est une bénédiction.

Nous alimentons notre organisation avec des sourires. Il n’y a rien de mieux que le sourire qu’un vélo apporte à quelqu’un. Nous prévoyons de garder ces sourires dans le futur.

Si vous souhaitez suivre notre parcours, suivez-nous sur LinkedIn ou Facebook.

Vous démarrez une organisation à but non lucratif et avez besoin de créer une liste de diffusion, d’acheter et d’enregistrer un domaine, d’héberger un site Web/une page de destination et d’accepter des dons ? Vous pouvez faire tout cela dans AWeber. Commencez gratuitement et apprenez-en plus sur nos tarifs pour les organisations à but non lucratif pour les forfaits payants.