Budgétisation à base zéro : un cadre éprouvé pour étendre la piste

Croissance du tout les coûts est dehors – et couper la combustion et étendre la piste est en cours. Et maintenant que de nombreuses startups utilisent le financement de capital-risque qu’elles ont levé à l’époque de go-go-go d’avant 2021, de nombreux fondateurs sont confrontés à la tâche difficile de réduire les dépenses pour étendre leur piste .

Au sein de l’équipe de conseil en finance de Kruse, j’ai travaillé avec de nombreuses startups qui avaient besoin d’étendre leurs pistes et de réaligner leurs dépenses, dont beaucoup de manière drastique. Les meilleurs fondateurs recherchent un cadre pour réduire stratégiquement la consommation tout en maintenant le fonctionnement des moteurs de valeur de leur startup.

Entrez la budgétisation à base zéro.

Qu’est-ce que la budgétisation à base zéro ?

La budgétisation à base zéro (ZBB) est une approche budgétaire qui oblige les entreprises à construire leur budget à partir de zéro chaque période budgétaire pour vérifier que tous les postes sont pertinents et rentables. C’est l’une des méthodes de budgétisation les plus agressives pour réduire la consommation au strict minimum. Vous seriez masochiste si vous essayiez de le faire plus de deux fois dans votre carrière – la budgétisation à base zéro est douloureuse.

Cela étant dit, le processus n’est pas trop différent de la façon dont vous avez construit votre premier budget, lorsque votre startup n’était qu’une idée, un pitch deck et une feuille de calcul (vous avez construit un budget lorsque vous l’avez présenté pour la première fois aux investisseurs, n’est-ce pas ?). Souvent, cependant, après la rédaction de ce premier budget, de nombreuses entreprises passent à un processus de budgétisation traditionnel.

Ce n’est d’ailleurs pas propre aux startups. De nombreuses entreprises matures s’appuient sur un modèle budgétaire traditionnel, dans lequel l’entreprise ajoute simplement un pourcentage d’augmentation aux dépenses réelles de l’année précédente. C’est efficace d’un point de vue temporel, mais cela permet également aux entreprises de continuer à fonctionner au statu quo. Il n’y a aucune incitation à examiner les dépenses et à rechercher des économies de coûts. La budgétisation traditionnelle peut également favoriser la mentalité « utilisez-le ou perdez-le », selon laquelle les gestionnaires essaient de dépenser la totalité de leur budget pour ne pas le réduire l’année suivante.

Avantages et inconvénients de la budgétisation à base zéro

ZBB détaille et surveille strictement les dépenses par département, et peut aider les PDG et les fondateurs à contrôler les coûts, mais l’utilisation de ZBB présente également des difficultés. Certains des avantages pour ZBB incluent :

• Orientation opérationnelle. ZBB oblige les départements à examiner leurs coûts et leurs dépenses.
• Dépenses réduites. Les sorties de trésorerie sont limitées aux éléments inclus dans le ZBB. Généralement, le processus découvrira et éliminera les dépenses inutiles.
• Responsabilité. ZBB encourage les gestionnaires à devenir plus conscients des coûts et les aide à voir l’impact des dépenses et si cela “déplace l’aiguille” vers les objectifs stratégiques.
• La flexibilité. Étant donné que les ZBB sont développés à partir de zéro chaque année et ne sont pas liés aux budgets précédents, cela encourage la créativité et l’innovation. Les gestionnaires sont encouragés à trouver des moyens meilleurs, moins chers ou plus efficaces pour atteindre les objectifs de leur service.

Les inconvénients potentiels de ZBB incluent :

• Intensif en ressources. Des budgets à base zéro doivent être créés à chaque période, ce qui demande plus de temps et d’efforts. Les logiciels de budgétisation et de suivi automatique des dépenses aident à rationaliser le processus, mais les startups auront toujours besoin de gestionnaires pour développer et justifier les dépenses budgétaires chaque fois qu’un nouveau ZBB est créé.
• Frustrant pour les managers. Avoir à justifier une dépense qui a été justifiée plus tôt est pénible. Et si vous avez eu une discussion intense pour décider de faire une location ou de commencer à payer pour un outil lorsque vous avez commencé à le payer, votre équipe peut avoir l’impression de ne pas avoir été entendue lorsque vient le temps de tout recommencer. Vous devez donc rester empathique et vous assurer d’expliquer clairement pourquoi l’entreprise applique ce processus afin que vos managers ne soient pas super frustrés.
• Mise au point à court terme. ZBB se concentre généralement sur la période de budgétisation, donnant aux entreprises un aperçu détaillé des dépenses pendant cette période. Mais il ne s’agit pas de la période budgétaire précédente ou de la prochaine période budgétaire. Cela signifie que votre entreprise pourrait ne pas accorder suffisamment d’attention aux projets stratégiques à long terme, comme les dépenses de R&D.

Mon équipe a produit d’innombrables budgets de démarrage, et je peux dire à 100% avec certitude que les inconvénients de ZBB sont réels – mais que si vous manquez d’argent, il s’agit d’un cadre éprouvé pour réduire la brûlure.

Examinons les étapes pour exécuter un solide processus budgétaire basé sur zéro.